【ACTION 報告】返すのが面倒なメールが来たときの正しい返信術「整理した上であらためてご連絡します」

まずは状況報告だけでも返信する

仕事をしていく上で、「早く連絡をする」というのは重要です。口頭でも電話でも、こまめに早く連絡を入れる人は周囲から信頼されます。

その中でもついつい後回しにしてしまいがちなのが、メールの返信。「あとでまとめて処理しよう」「タイミングを見て回答しよう」などと考えていると、ついつい返事も遅れてしまいがちです。これは相手の信頼を損ねかねないやり方です。というのも、メールを返さないというのは、連絡を無視したのと同じように思われるからです。

「そうは言っても、結論が出ないのに報告できない」という方もいるでしょう。そんな場合は、「整理した上であらためてご連絡します」「上長に確認します」という、現状報告だけでも構いません。これを一旦返信しておくことで、相手はきちんと連絡が届いていることに安心し、追加でいろいろ連絡できるという余裕を持つことができます。なお、このとき「鋭意努力中です」というような、曖昧な回答は相手を不安にさせるので避けるべきです。

また、お断りの連絡や作業がうまく進んでいない場合の報告など、あまり返したくないメールなときほど、早く返すようにしましょう。
返事を遅くすると、メールを返すまでの間に、より状況が悪くなる可能性もあります。また、断りの返信であれば、遅れた分だけ相手のダメージも大きくなり、今後の取引に悪影響を及ぼすことも考えられます。とにかく「返信の難しいメールだな」と感じたら、早く返すことを心がけましょう。

メールは上手に使いこなす

「メールは素早く、まめに返す」のが基本

即答が難しい場合も

• 整理した上であらためてご連絡します
• ◯日までに回答します
• 上長に確認します

といった現状報告をする
→ただし、「鋭意努力中です」という曖昧なものはＮＧ

こまめにメールをやり取りする効果

• きちんと届いたことによる安心感
• 追加でいろいろ連絡できるという余裕
• コミュニケーションをとっている充足感

→メールを返さないのは、無視したのと同じ

返したくないメールが来たときほど素早く返す

• 納期の遅れはどうなってますか？
• トラブル報告してください
• 値引きの交渉をお願いします

など
→通常のメール以上に早くレスポンスすることを心がける

• 返事を遅くすると、状況が悪くなる可能性が高い
• 相手にとっても、断りの連絡などが遅いと、ダメージが大きくなる

【出典】『眠れなくなるほど面白い 図解 語彙力の話』著：五百田達成